Manual de Usuario de CMMS DESWEB

Introducción

Bienvenido al Manual de Usuario de CMMS DESWEB , su herramienta integral para la gestión del mantenimiento asistido por computadora.

CMMS DESWEB es una avanzada aplicación web basada en la nube, diseñada para optimizar y automatizar todas las operaciones de mantenimiento de su empresa. Desde la gestión de activos, órdenes de trabajo y control de inventarios, hasta la asignación de roles y conformación de cuadrillas, esta plataforma centraliza toda la información en un entorno intuitivo y fácil de usar.

Módulos disponibles:

  • Dashboard
  • Técnicos
  • Cuadrillas
  • Proveedores
  • Ubicaciones
  • Activos
  • Inventarios
  • Calendario
  • Órdenes de Trabajo (OT)
  • Mantenimientos Preventivos (MP)

Con CMMS DESWEB , puede gestionar sus operaciones de mantenimiento desde cualquier lugar y en cualquier momento, mejorando la productividad, reduciendo costos y garantizando el cumplimiento de estándares de seguridad.

¿Por qué elegir CMMS DESWEB?

  • Eficiencia: Automatice procesos clave para reducir costos operativos y minimizar tiempos de inactividad.
  • Accesibilidad: Acceda a su información en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
  • Seguridad: Sus datos están protegidos con tecnología de cifrado SSL y almacenados en la nube, garantizando su disponibilidad y confidencialidad.
  • Escalabilidad: Adaptable a las necesidades de empresas de todos los tamaños y sectores.

¿Quién puede beneficiarse de este manual?

Este manual está dirigido a:

  • Administradores: Para configurar y gestionar la plataforma.
  • Supervisores: Para asignar tareas y monitorear el progreso del equipo.
  • Técnicos: Para ejecutar órdenes de trabajo y registrar mantenimientos.
  • Contratistas y proveedores: Para colaborar eficientemente con su empresa.

Requisitos previos

Para aprovechar al máximo CMMS DESWEB , se recomienda:

  • Conocimientos básicos en el uso de aplicaciones web.
  • Acceso a una computadora, tableta o dispositivo móvil con conexión a internet.
  • Un navegador web actualizado (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, etc.).

Proceso de registro y acceso

Pasos para acceder a CMMS DESWEB:

  1. Adquisición de un plan
    • Seleccione y adquiera uno de nuestros planes de membresía (Básico, Profesional, Personalizado o Empresarial).
    • Cada plan incluye diferentes niveles de acceso a módulos y funciones.
  2. Acceso al portal
  3. Inicio de sesión
    • Ingrese su correo electrónico habilitado.
    • Se generará automáticamente un código único de ingreso que será enviado a su bandeja de entrada.
  4. Verificación de seguridad
    • Copie el código único recibido y péguelo en el campo correspondiente en la pantalla de inicio de sesión.
  5. Acceso a los módulos
    • Una vez validado el código, se le otorgará acceso a los módulos y funciones correspondientes al plan adquirido.
  6. Caso especial: Correos no habilitados
    • Si intenta registrarse con un correo no habilitado, se generará un código único que lo redirigirá a una página de destino donde podrá explorar nuestros planes de membresía.
    • No se otorgará acceso a ninguna función hasta completar el proceso de compra y habilitación del correo.

Beneficios del proceso de registro

  • Seguridad máxima: El uso de códigos únicos garantiza que solo usuarios autorizados puedan acceder a la plataforma.
  • Acceso desde cualquier lugar: Como CMMS DESWEB es una aplicación basada en la nube, puede iniciar sesión desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
  • Facilidad de uso: El proceso de registro está diseñado para ser intuitivo y rápido.

Módulo de Dashboard

El Dashboard es el primer módulo que encontrará en el menú lateral izquierdo de CMMS DESWEB . Este módulo proporciona un panel personalizado con métricas clave y estadísticas relevantes para su empresa o compañía.

Dashboard para Empresas

Si accede como empresa, el panel le permitirá visualizar y gestionar las siguientes métricas:

Estadísticas Generales:

  • Número de compañías registradas.
  • Número total de usuarios.
  • Número de ubicaciones y sub-ubicaciones.
  • Número de activos registrados.
  • Número de ítems en inventario.
  • Número total de planes adquiridos como empresa.
  • Número total de planes vendidos a compañías.

Gráficas de Ventas:

  • Ventas por Mes: Gráfica horizontal que muestra el comportamiento de las ventas mensuales según los planes adquiridos.
  • Comportamiento Anual: Gráfica de barras verticales que compara las ventas año tras año.

Filtros Disponibles:

  • Periodo: Permite filtrar la información por fechas específicas.
  • Compañías: Filtra los datos según las compañías registradas.

Opciones Adicionales:

  • Exportar PDF: Genere un informe en formato PDF con las métricas actuales.
  • Borrar Filtros: Restablezca los filtros para visualizar todas las métricas sin restricciones.

Dashboard para Compañías

Si accede como compañía, el panel mostrará las siguientes métricas:

Estadísticas Generales:

  • Cantidad de Órdenes de Trabajo (OT).
  • Cantidad de Mantenimientos Preventivos (MP).
  • Cantidad de servicios programados.
  • Cantidad de servicios en ejecución.
  • Cantidad de servicios finalizados.

Gráficas de Mantenimiento:

  • Comparación de cantidad de OT y MP mes a mes (gráficas horizontales).
  • Comparación del comportamiento anual de servicios (gráficas verticales).

Secciones Adicionales:

  • Valor promedio en inventario existente.
  • Valor promedio en activos registrados.

Filtros Disponibles:

  • Ubicaciones y Sub-ubicaciones: Filtra los datos según las ubicaciones y sub-ubicaciones registradas.
  • Periodo: Permite seleccionar un rango de fechas específico.

Opciones Adicionales:

  • Exportar PDF: Genere un informe en formato PDF con las métricas actuales.
  • Borrar Filtros: Restablezca los filtros para visualizar todas las métricas sin restricciones.

Personalización del Dashboard

Las métricas mencionadas son las predeterminadas. Si su empresa requiere un dashboard adicional con métricas o KPIs específicos, puede solicitarlo al equipo de soporte de DESWEB .

Proceso de Solicitud:

  1. Envíe un correo a soporte@deswebcol.com detallando las métricas o KPIs que desea incluir.
  2. El equipo evaluará su solicitud y le informará sobre el costo asociado.

Nota Importante

Las métricas y gráficas en el panel aparecerán en blanco hasta que se generen registros en los diferentes módulos de la plataforma. Una vez que comience a utilizarla, las métricas se actualizarán automáticamente.

Módulo de Técnicos

El Módulo de Técnicos es una herramienta esencial dentro de CMMS DESWEB que permite gestionar de manera eficiente a todos los técnicos que forman parte de su operación. Este módulo está diseñado para facilitar el registro, visualización y administración de los técnicos, así como su asignación a cuadrillas (si aplica), asegurando que siempre tenga acceso a la información más actualizada y relevante.

Funcionamiento del Módulo

1. Registro de Técnicos

Para registrar un nuevo técnico, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el ícono con el símbolo «+» ubicado en la parte superior derecha del módulo.
  2. Se desplegará un formulario emergente donde deberá completar la siguiente información:

Datos Generales:

  • Tipo de técnico: Seleccione si es un contratista independiente o técnico interno.
  • Especialidades: Asigne una o varias especialidades mediante un campo de selección múltiple (ejemplos: hidráulico, eléctrico, mecánico automotriz, etc.).

Información Personal:

  • Adjunte una fotografía del técnico.
  • Ingrese los siguientes datos:
    • Nombres y apellidos.
    • Nacionalidad.
    • Tipo de identificación (ID).
    • Número de identificación (ID).
    • Adjunte el soporte del documento de identificación.
    • Correo electrónico.
    • Teléfono.
    • WhatsApp.

Información de Residencia:

  • País.
  • Ciudad.
  • Dirección.

Nota: Todos los campos son obligatorios. Una vez completados, se habilitará el botón «Enviar» .

  1. Haga clic en «Enviar» para generar el registro del técnico.

2. Visualización de Técnicos Registrados

Una vez registrado, la información del técnico se mostrará en forma de tarjetas. Cada tarjeta incluye:

  • Fotografía del técnico.
  • Tipo de técnico (interno o contratista independiente).
  • Nombre y apellidos.
  • Estado (activo o inactivo).
  • Accesos rápidos para comunicación:
    • Correo electrónico.
    • Teléfono.
    • WhatsApp.

Nota: Estos accesos están disponibles a través de botones que activan las funciones correspondientes.

Al hacer clic en la tarjeta, podrá acceder a la información completa del técnico, incluyendo:

  • Si pertenece a una cuadrilla.
  • Los servicios de mantenimiento asignados.
  • El estado de dichos servicios.

Importante: Esta información se actualizará automáticamente a medida que se carguen datos relacionados con órdenes de trabajo, mantenimientos preventivos y creación de cuadrillas.

3. Administración de Técnicos

El módulo permite gestionar el estado de los técnicos según sus necesidades:

  • Activación/Desactivación: Si un técnico ya no forma parte de la operación o se encuentra temporalmente inactivo (vacaciones, incapacidad, etc.), puede desactivarlo directamente desde su tarjeta. Esto asegura que no sea asignado a nuevas tareas.
  • Reactivación: Para reactivar a un técnico desactivado, comuníquese con el equipo de soporte técnico.

Nota: Los técnicos desactivados no aparecerán en las listas de asignación, pero su información permanecerá disponible para futuras referencias.

4. Filtros Disponibles

El módulo incluye filtros avanzados para optimizar la búsqueda y gestión de técnicos:

  • Búsqueda por nombre: Encuentre rápidamente a un técnico específico.
  • Filtro por tipo de técnico: Contratista independiente o interno.
  • Filtro por estado: Activo o inactivo.
  • Filtro por ubicación:
    • País.
    • Ciudad.
  • Filtro por especialidad: Visualice técnicos según sus especialidades asignadas.

Beneficios del módulo de técnicos

El módulo de técnicos ofrece una serie de ventajas que optimizan la gestión de su equipo técnico y mejoran la eficiencia operativa:

  1. Centralización de información:
    • Toda la información relevante de los técnicos (datos personales, especialidades, estado) está disponible en un solo lugar, facilitando su acceso y gestión.
  2. Comunicación rápida y directa:
    • Los accesos rápidos a correo, teléfono y WhatsApp permiten una comunicación inmediata, reduciendo tiempos de respuesta y mejorando la coordinación.
  3. Gestión eficiente de especialidades:
    • La posibilidad de asignar múltiples especialidades a cada técnico permite una mejor organización y asignación de tareas según las necesidades específicas de cada proyecto.
  4. Control total sobre el estado de los técnicos:
    • La funcionalidad de activar o desactivar técnicos garantiza que solo los miembros activos de su equipo estén disponibles para asignaciones, evitando confusiones o errores.
  5. Optimización de búsquedas:
    • Los filtros de búsqueda, estado y especialidad permiten encontrar rápidamente al técnico adecuado para una tarea específica, ahorrando tiempo y recursos.
  6. Facilidad de actualización:
    • El proceso de registro y edición de información es intuitivo y rápido, lo que garantiza que los datos siempre estén actualizados y sean precisos.
  7. Mejora en la productividad:
    • Al tener un control claro sobre los técnicos y sus especialidades, puede asignar tareas de manera más eficiente, reduciendo tiempos de inactividad y maximizando el uso de los recursos humanos.

Casos de uso prácticos

  1. Asignación de Tareas:
    • Cuando necesite asignar una orden de trabajo, puede filtrar rápidamente los técnicos disponibles con la especialidad requerida y contactarlos de inmediato.
  2. Revisión de historial:
    • Si necesita verificar la información de un técnico (como su historial de proyectos o especialidades), puede acceder a su perfil completo desde la tarjeta.
  3. Desactivación temporal:
    • Si un técnico sale temporalmente de la operación (por vacaciones o baja médica), puede desactivarlo sin eliminar su registro, asegurando que su información esté disponible cuando regrese.

Consejos adicionales

  • Mantenga actualizada la información de los técnicos, especialmente sus datos de contacto, para garantizar una comunicación fluida.
  • Utilice los filtros de especialidad para identificar rápidamente a los técnicos más adecuados para proyectos específicos.
  • Si necesita reactivar a un técnico desactivado, comuníquese con el equipo de soporte técnico para agilizar el proceso.

Módulo de cuadrillas

El módulo de cuadrillas permite crear y gestionar equipos de trabajo compuestos por técnicos internos y contratistas independientes, previamente registrados en el módulo de técnicos. Este módulo facilita la asignación de roles, la coordinación de actividades y el seguimiento de servicios asignados a cada equipo.

Funcionamiento del Módulo

1. Creación de una Cuadrilla

Para crear una cuadrilla, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el botón «Crear Cuadrilla» (icono de dos usuarios) ubicado en la parte superior derecha del módulo.
  2. Se desplegará un formulario dividido en tres secciones obligatorias:
    • Nombre de la cuadrilla: Asigne un nombre descriptivo (ejemplo: «Equipo Mantenimiento Eléctrico – Planta Norte»).
    • Líder de cuadrilla: Seleccione un técnico registrado como líder desde un menú desplegable.
    • Miembros de la cuadrilla: Elija los técnicos que conformarán el equipo. Puede seleccionar múltiples miembros y definir el tamaño del grupo.
  3. Haga clic en «Enviar» para crear la cuadrilla.

Nota: Todos los campos son obligatorios. Asegúrese de que los técnicos ya estén registrados en el Módulo de Técnicos antes de crear la cuadrilla.

2. Visualización y Edición de Cuadrillas

Una vez creada la cuadrilla, podrá:

  • Ver detalles:
    • Nombre de la cuadrilla.
    • Líder asignado.
    • Lista de miembros con sus datos (accesible al hacer clic en cada perfil).
  • Editar información:
    • Modifique el nombre, líder o miembros mediante el botón «Editar».
    • Ajuste la composición del equipo según necesidades operativas.

3. Asignación y Seguimiento de Servicios

Al asignar servicios (Órdenes de Trabajo, Mantenimientos Preventivos o Incidencias) a una cuadrilla, se mostrará la siguiente información:

  • Fecha y hora de inicio del servicio.
  • Estado del servicio:
    • Programada: Servicio pendiente de ejecución.
    • Ejecución: Servicio en curso.
    • Finalizado: Servicio completado.
    • Novedades: Servicio no realizado o reprogramado fuera del plazo establecido.

Nota: Al hacer clic en un servicio, accederá a su información completa, incluyendo descripción, recursos asignados y registros de avance.

4. Filtros y Búsquedas

El módulo incluye filtros para optimizar la gestión:

  • Filtro por estado del servicio (Programada, Ejecución, Finalizado, Novedades).
  • Búsqueda por ubicación.
  • Filtro por sub ubicación.

Beneficios del Módulo de Cuadrillas

  1. Optimización de Recursos Humanos:
    • Permite agrupar técnicos según habilidades y especialidades, maximizando la eficiencia en la asignación de tareas.
  2. Mejora en la Coordinación:
    • Designar un líder de cuadrilla asegura claridad en la comunicación y responsabilidad en la ejecución de servicios.
  3. Seguimiento en Tiempo Real:
    • Los estados de los servicios (Programada, Ejecución, etc.) permiten monitorear el progreso y detectar retrasos.
  4. Flexibilidad Operativa:
    • Edite cuadrillas según cambios en la disponibilidad de técnicos o prioridades de mantenimiento.
  5. Reducción de Errores:
    • La asignación automática de servicios a equipos predefinidos minimiza confusiones en la distribución de tareas.

Casos de Uso Prácticos

Ejemplo 1: Mantenimiento de Maquinaria Pesada

  • Escenario: Una planta industrial requiere un equipo especializado para revisar maquinaria eléctrica.
  • Acción:
    • Cree una cuadrilla llamada «Equipo Eléctrico – Planta A» con técnicos certificados en electricidad industrial.
    • Asigne una orden de trabajo para revisión de motores eléctricos.
    • El líder de la cuadrilla coordina la tarea y reporta el estado como Finalizado una vez concluida.

Ejemplo 2: Gestión de Emergencias

  • Escenario: Una tubería crítica presenta una fuga en horario nocturno.
  • Acción:
    • Seleccione la cuadrilla «Equipo Hidráulico Urgencias» (con técnicos disponibles 24/7).
    • Asigne una incidencia con estado Ejecución y monitoree su resolución en tiempo real.

Ejemplo 3: Proyectos de Largo Plazo

  • Escenario: Un contrato de mantenimiento preventivo anual para una cadena de hoteles.
  • Acción:
    • Cree cuadrillas dedicadas por ubicación (ejemplo: «Equipo Hotel Costa – Mantenimiento Preventivo»).
    • Programe servicios mensuales y supervise su cumplimiento mediante el filtro de fechas.

Consejos Adicionales

  1. Planificación Estratégica:
    • Asegúrese de que el líder de la cuadrilla tenga experiencia en el tipo de servicio asignado.
  2. Monitoreo de Novedades:
    • Revise periódicamente los servicios en estado Novedades para reprogramarlos o asignar recursos adicionales.
  3. Uso de Filtros:
    • Combine filtros de estado y fecha para priorizar servicios urgentes o próximos a vencer.
  4. Actualización Continua:
    • Mantenga la información de las cuadrillas actualizada, especialmente si hay cambios en la disponibilidad de técnicos.

Módulo de Proveedores

El Módulo de Proveedores permite registrar y gestionar de manera centralizada a todos los proveedores que participan en sus operaciones, ya sea para suministrar insumos, equipos, servicios técnicos u otros recursos. Este módulo simplifica la creación de proveedores y su vinculación con procesos posteriores, como la gestión de activos e inventarios.

Funcionamiento del Módulo

1. Registro de un Proveedor

Para crear un nuevo proveedor:

  1. Haga clic en el botón «+» (Crear Proveedor) ubicado en la parte superior derecha del módulo.
  2. Complete la siguiente información en el formulario emergente:

Información General:

  • Categoría: Seleccione el tipo de proveedor (ejemplos: Alquiler de equipos, Asesoría técnica, Combustibles, Repuestos, Servicios eléctricos, etc.).

Datos de la Empresa:

  • Subir logo del proveedor.
  • Razón social.
  • NIT.
  • Contacto (nombre del representante).
  • Teléfono, WhatsApp y correo electrónico.

Ubicación:

  • País, Ciudad y Dirección.

Información Bancaria:

  • Entidad bancaria.
  • Titular de la cuenta.
  • Tipo de cuenta.
  • Número de cuenta.
  • Adjuntar certificado bancario (formato PDF o imagen).

Nota: Los campos marcados como obligatorios deben completarse para habilitar el botón «Enviar».

3. Haga clic en «Enviar» para finalizar el registro.

2. Visualización y Gestión de Proveedores

Los proveedores registrados se muestran en tarjetas que incluyen:

  • Logo del proveedor.
  • Nombre/Razón social.
  • NIT.
  • Ubicación (País – Ciudad).
  • Acciones rápidas a través de tres botones:
    • Llamar por teléfono.
    • Enviar correo electrónico.
    • Enviar mensaje por WhatsApp.

Filtros Disponibles:

  • Filtro por categoría (ejemplo: filtrar proveedores de «Repuestos» o «Servicios eléctricos»).
  • Búsqueda por nombre o NIT.

3. Integración con Otros Módulos

Los proveedores registrados en este módulo se vinculan automáticamente con:

  • Módulo de Activos: Al registrar un activo, podrá seleccionar al proveedor asociado a su compra o mantenimiento.
  • Módulo de Inventarios: Al agregar un ítem al inventario, podrá asociarlo al proveedor que lo suministra, facilitando la reposición de stock.
  • Módulo de Órdenes de Trabajo (OT): Al solicitar servicios externos, podrá asignar proveedores previamente registrados.

Beneficios del Módulo de Proveedores

  1. Centralización de Datos:
    • Toda la información relevante de proveedores (contacto, ubicación, datos bancarios) se almacena en un solo lugar, eliminando la necesidad de registros duplicados.
  2. Eficiencia en Comunicación:
    • Los botones de acción rápida (teléfono, correo, WhatsApp) permiten contactar al proveedor en segundos, agilizando negociaciones o soporte técnico.
  3. Optimización de Procesos Posteriores:
    • Al crear un proveedor aquí, se simplifica su selección en módulos como Activos o Inventarios, evitando la reentrada manual de datos.
  4. Gestión de Categorías:
    • La clasificación por categorías (ejemplo: Combustibles, Asesoría técnica) facilita la identificación de proveedores especializados para cada necesidad.
  5. Seguridad en Transacciones:
    • La opción de adjuntar certificados bancarios garantiza que la información financiera esté validada y disponible para procesos de pago.
  6. Reducción de Errores:
    • La integración con otros módulos minimiza errores en la asignación de proveedores a activos, órdenes de trabajo o inventarios.

Casos de Uso Prácticos

Ejemplo 1: Registro de Proveedor de Repuestos

  • Escenario: Una empresa necesita registrar a un proveedor de repuestos automotores.
  • Acción:
    • Complete la ficha del proveedor con categoría «Repuestos», datos de contacto y ubicación.
    • Al crear un activo (ejemplo: Vehículo de transporte), seleccione este proveedor en el campo «Proveedor asociado».

Ejemplo 2: Reposición de Inventario

  • Escenario: El inventario de lubricantes está por agotarse.
  • Acción:
    • Filtre proveedores por categoría «Combustibles y lubricantes».
    • Contacte al proveedor mediante el botón de WhatsApp para solicitar una reposición rápida.

Ejemplo 3: Contratación de Servicios Externos

  • Escenario: Se requiere una asesoría técnica para un mantenimiento especializado.
  • Acción:
    • Seleccione un proveedor de la categoría «Asesoría técnica».
    • Asigne su información a una Orden de Trabajo (OT) para formalizar el servicio.

Consejos Adicionales

  1. Mantenga Actualizados los Datos:
    • Revise periódicamente la información de los proveedores, especialmente datos bancarios y de contacto.
  2. Seguridad en Información Bancaria:
    • Guarde certificados bancarios en formato PDF para evitar fraudes y asegurar transparencia.
  3. Integración con OT/Inventarios:
    • Al crear una orden de trabajo o ítem de inventario, utilice el campo de búsqueda para vincular rápidamente al proveedor registrado.

Módulo de Ubicaciones

El Módulo de Ubicaciones permite registrar y gestionar de manera jerárquica las ubicaciones físicas de su empresa, sus sub-ubicaciones (áreas o departamentos) y los activos asociados a ellas. Este módulo es fundamental para organizar y monitorear equipos, optimizar mantenimientos y generar órdenes de trabajo de forma eficiente.

1. Creación de Ubicaciones Principales

Pasos para Registrar una Ubicación:

  1. Haga clic en el botón «+» ubicado en la parte superior derecha del módulo.
  2. Complete la siguiente información obligatoria en el formulario emergente:
    • Imagen de referencia: Foto que identifique la ubicación (ejemplo: fachada de un edificio).
    • Código de ubicación: Identificador único (alfanumérico, ej.: UB-001).
    • Nombre de la ubicación: Nombre oficial del lugar (ej.: Plaza Norte – Bogotá).
    • Datos geográficos:
      • País.
      • Ciudad.
      • Dirección completa.
    • Datos de contacto del responsable:
      • Nombre completo.
      • Teléfono.
      • Correo electrónico.
  3. Haga clic en «Enviar» para crear la ubicación.

2. Visualización de Ubicaciones

Las ubicaciones registradas se muestran en tarjetas con la siguiente información:

  • Imagen de referencia.
  • Nombre de la ubicación.
  • País, ciudad y dirección.
  • Botones de acción:
    • Sub-ubicaciones: Muestra la cantidad de áreas asociadas.
    • Activos: Indica la cantidad de equipos registrados en la ubicación.

3. Creación de Sub-Ubicaciones y Activos

Sub-Ubicaciones:

  • Al hacer clic en el botón «Sub-ubicaciones» de una tarjeta, podrá crear áreas específicas dentro de la ubicación principal (ejemplo: Local 101 – Tienda de Ropa).

Activos:

  • Para registrar un activo, primero debe:
    1. Crear una sub-ubicación.
    2. Asegurarse de que el proveedor asociado al activo ya esté registrado en el Módulo de Proveedores.
  • Ejemplo:
    En el Local 101 de un centro comercial, puede registrar un Aire Acondicionado Modelo XYZ vinculado al proveedor Climatización S.A.

4. Edición y Actualización

  • Editar información: Haga clic en la tarjeta de una ubicación, sub-ubicación o activo para modificar datos como dirección, imagen o responsable.
  • Código QR:
    Genere un código QR único para cada elemento (ubicación, sub-ubicación o activo). Este código permite:
    • Identificar físicamente el activo o área.
    • Generar órdenes de trabajo (OT) o mantenimientos preventivos (MP) escaneando el código.

5. Generación de Órdenes de Trabajo (OT)

  1. Escanee el código QR de un activo o sub-ubicación.
  2. Reporte una incidencia o solicite mantenimiento.
  3. El sistema creará automáticamente una OT/MP y asignará un técnico o cuadrilla según la complejidad.

Ejemplo Práctico:
Si el aire acondicionado del Local 101 falla, el técnico escanea el código QR del activo y genera una OT directamente desde su dispositivo móvil.

6. Filtros Avanzados

  • Filtro por país: Ej.: Colombia.
  • Filtro por ciudad: Ej.: Bogotá.

Beneficios del Módulo de Ubicaciones

  1. Centralización de Datos:
    Toda la información (ubicaciones, activos, responsables) se almacena en un solo lugar.
  2. Optimización del Mantenimiento:
    Asocie activos a sub-ubicaciones para programar mantenimientos específicos.
  3. Automatización con QR:
    Reducción de errores y ahorro de tiempo al generar o reportar OT/MP mediante códigos QR.
  4. Estructura Jerárquica Clara:
    Organización intuitiva: Ubicación → Sub-ubicación → Activo.
  5. Integración con Proveedores:
    Vincule activos a proveedores registrados para agilizar reposiciones o soporte técnico.
  6. Reducción de Costos:
    Minimiza tiempos de inactividad y evita mantenimientos redundantes.

Casos de Uso en Diferentes Sectores

1. Centros Comerciales

  • Beneficio: Gestión eficiente de locales y activos (ej.: sistemas de iluminación, ascensores).
  • Ejemplo: Monitorear el mantenimiento de extractores de humo en la Cafetería Local 102 .

2. Industria Manufacturera

  • Beneficio: Supervisión de líneas de producción.
  • Ejemplo: Programar mantenimiento preventivo para una Máquina de Ensamblaje en la Planta de Producción A .

3. Sector Salud

  • Beneficio: Control de equipos médicos críticos.
  • Ejemplo: Registrar y dar seguimiento a Resonadores Magnéticos en el Área de Radiología de un hospital.

4. Logística

  • Beneficio: Gestión de almacenes y equipos.
  • Ejemplo: Monitorear montacargas en la Zona de Carga de un centro de distribución.

Conclusión

El Módulo de Ubicaciones es una herramienta esencial para empresas que buscan organizar sus activos físicos, optimizar procesos de mantenimiento y reducir costos operativos. Su integración con códigos QR y otros módulos (Proveedores, Activos, OT/MP) garantiza una gestión integral y eficiente de las operaciones.

Módulo de Activos

El Módulo de Activos permite registrar y gestionar de manera integral todos los equipos, maquinarias y recursos físicos de su empresa. Cada activo se vincula automáticamente a ubicaciones, proveedores y órdenes de trabajo, facilitando el seguimiento de su ciclo de vida y mantenimiento.

1. Creación de un Activo

Pasos para Registrar un Activo:

  1. Haga clic en el botón «+» (Crear Activo) ubicado en la parte superior derecha del módulo.
  2. Complete el formulario dividido en secciones:

Ubicación y Estado:

  • Ubicación: Seleccione una ubicación principal y sub-ubicación registradas previamente.
  • Estado: Elija entre opciones como Bajo Observación, En garantía, En mantenimiento, Dado de baja, etc.

Información Básica:

  • Fecha de compra.
  • Categoría: Clasifique el activo (ejemplos: Agrícola, Automotriz, Eléctrica, Computación ).
  • SKU: Código único de identificación.
  • Nombre del activo: Nombre descriptivo (ejemplo: Aire Acondicionado Modelo XYZ ).
  • Descripción: Detalles técnicos o funcionalidades.
  • Modelo, Marca y Número de Serie: Datos del fabricante.

Documentación:

  • Imagen de referencia: Foto del activo.
  • Ficha técnica: Adjunte un documento (PDF o imagen).

Garantía:

  • Fecha de vigencia.
  • Adjunte el documento de garantía.

Proveedor:

  • Seleccione un proveedor registrado en el Módulo de Proveedores, esta información estará habilitada en esta sección desplegable.
  • Puedes seleccionar varios proveedores si estos distribuyen el mismo activo que vas a crear.

Nota: Todos los campos marcados como obligatorios deben completarse para habilitar el botón «Enviar».

2. Visualización y gestión de activos

Tarjetas de activos:

Los activos registrados se muestran en tarjetas con:

  • Imagen de referencia.
  • Nombre del activo.
  • Estado actual (ejemplo: En garantía).

Detalle del activo:

Al hacer clic en una tarjeta, accederá a:

  • Información completa: Datos técnicos, ubicación, proveedor y garantía.
  • Documentos adjuntos: Descargue la ficha técnica o garantía.
  • Código de barras y QR:
    • Código de barras: Para inventarios físicos.
    • QR: Al escanearlo, se genera un Reporte de Incidencia vinculado al activo.

Acciones rápidas:

  • Editar información: Actualice datos mediante el botón Editar (icono de lápiz).
  • Generar OT/MP: Cree órdenes de trabajo o mantenimientos preventivos directamente desde el detalle del activo.
  • Historial de servicios: Acceda al registro de mantenimientos programados, en ejecución o finalizados.

3. Integración con otros módulos

  • Ubicaciones: El activo se vincula automáticamente a la sub-ubicación seleccionada.
  • Proveedores: Compare proveedores para futuras adquisiciones o soporte.
  • Incidencias: El QR del activo genera reportes directos en el Módulo de Incidencias.
  • Mantenimiento: El historial de OT/MP se actualiza en tiempo real.

4. Filtros avanzados

  • Categoría: Ejemplo: Eléctrica.
  • Estado: Ejemplo: En mantenimiento.
  • Marca: Ejemplo: Samsung.
  • Ubicación/Sub-ubicación: Ejemplo: Planta Norte → Línea de Ensamblaje 2.

Beneficios del módulo de activos

  1. Centralización de Datos:
    Toda la información técnica, documentación y proveedores se almacena en un solo lugar, eliminando registros duplicados.
  2. Trazabilidad Completa:
    Historial de mantenimientos, garantías y proveedores asociados para auditorías o decisiones estratégicas.
  3. Reducción de Errores:
    Códigos QR y de barras automatizan inventarios y reportes de incidencias.
  4. Optimización de Compras:
    Compare proveedores para seleccionar opciones más rentables.
  5. Gestión Proactiva:
    Alertas automáticas para mantenimientos programados o vencimiento de garantías.
  6. Cumplimiento Normativo:
    Documentación organizada facilita auditorías de seguridad o calidad.

Casos de uso prácticos

Ejemplo 1: Maquinaria Industrial

  • Escenario: Una fábrica registra una máquina de producción.
  • Acción:
    • Vincule el activo a la Línea de Ensamblaje 2 .
    • Programe mantenimientos preventivos (MP) trimestrales.
    • Escanee el QR para reportar una falla y generar una OT.

Ejemplo 2: Equipos Médicos

  • Escenario: Un hospital registra un resonador magnético.
  • Acción:
    • Adjunte la ficha técnica y garantía.
    • Asigne a la Sub-ubicación: Área de Radiología .
    • Compare proveedores para futuras adquisiciones.

Ejemplo 3: Tecnología

  • Escenario: Una empresa registra computadoras para empleados.
  • Acción:
    • Clasifique como Computación .
    • Vincule a proveedores de hardware.
    • Programe mantenimientos preventivos anuales.

Consejos adicionales

  1. Mantenga documentación actualizada:
    Suba siempre la ficha técnica y garantía para evitar pérdidas de información.
  2. Use Códigos QR en Campo:
    Imprima y pegue los códigos QR en los activos para agilizar reportes de incidencias.
  3. Compare Proveedores:
    Utilice el campo de proveedores alternativos para negociar mejores condiciones.
  4. Integre con Mantenimiento:
    Programe MPs automáticos basados en fechas de garantía o uso.

Módulo inventario

El Módulo de Inventarios permite gestionar de manera integral todos los artículos de su empresa, desde insumos hasta equipos críticos. Ofrece herramientas para controlar existencias, movimientos y valorización del inventario, garantizando una gestión eficiente y transparente.

 

1. Visualización del Inventario

Tarjetas de Artículos:

Cada artículo se muestra en una tarjeta con la siguiente información:

  • Imagen de referencia.
  • SKU (código único).
  • Nombre del artículo.
  • Cantidad disponible.
  • Unidad de medida (ejemplo: kilogramos, unidades, cajas).
  • Alertas visuales:
    • Sin stock: Señalado en rojo.
    • Stock bajo: Señalado en amarillo (basado en el stock mínimo definido).
 

Información de Valor Total:

  • En la parte superior del módulo, se muestra el valor total del inventario registrado, calculado según las entradas y precios unitarios de los artículos.
    Beneficios:
    • Facilita la toma de decisiones financieras.
    • Permite identificar artículos de alto costo para optimizar compras.
 

Filtros de Búsqueda:

  • Categoría (ejemplo: Combustibles, Equipos de oficina).
  • Nombre del artículo o SKU.
  • Estado de stock (Sin stock, Stock bajo).

2. Creación de un Artículo

Pasos para Registrar un Artículo:

  1. Haga clic en el botón «+» (Crear Artículo) en la parte superior derecha.

  2. Complete el formulario emergente:

     
    • Categoría: Seleccione una opción (ejemplos: Equipos de mantenimiento, Insumos médicos ).
    • Información del artículo:
      • Imagen de referencia.
      • Nombre del artículo.
      • SKU (código único).
      • Unidad de medida (ejemplo: Litros, Unidades ).
    • Alertas de stock:
      • Stock mínimo (umbral para alerta de Stock bajo ).
      • Stock máximo (capacidad máxima recomendada).

  3. Haga clic en «Enviar» para crear el artículo.

 

Nota: El artículo se mostrará como una tarjeta en el inventario, con un código de barras generado automáticamente para facilitar inventarios físicos.

3. Gestión de Movimientos

Cada artículo cuenta con un historial de movimientos que registra entradas, salidas y devoluciones.

 

Tipos de Movimientos:

  1. Entrada de Artículos:

    • Proveedor: Seleccione uno registrado en el Módulo de Proveedores .
    • Cantidad y precio unitario.
    • Soportes: Adjunte factura u orden de compra.
    • Observaciones y firma.

  2. Salida de Artículos:

    • Tipo de salida: Consumo interno, Donación, Orden de trabajo (OT), etc.
    • Cantidad a retirar.
    • Soportes: Adjunte autorización o remisión.
    • Observaciones y firma.

  3. Devolución a Proveedor:

    • Cantidad a devolver.
    • Soportes: Adjunte factura o acuerdo de devolución.
    • Observaciones y firma.
 

Nota: Todos los movimientos registran automáticamente:

  • Fecha y hora.
  • Usuario que realizó la acción.
  • Soportes adjuntos.

4. Vista de Lista de Inventario

Haga clic en el ícono de tabla (ubicado en la parte superior derecha) para acceder a una vista tabular con:

  • Imagen del artículo.
  • Nombre y SKU.
  • Cantidad disponible.
  • Entradas, salidas y devoluciones históricas.
  • Filtros avanzados (por categoría, proveedor o fecha).

5. Beneficios del Módulo de Inventarios

  1. Control en Tiempo Real:
    • Alertas de Stock bajo y Sin stock previenen interrupciones operativas.
  2. Trazabilidad Completa:
    • Historial de movimientos con fechas, usuarios y soportes adjuntos.
  3. Optimización de Costos:
    • Valor total del inventario visible para ajustar presupuestos.
  4. Integración con Proveedores:
    • Seleccione proveedores registrados para entradas y devoluciones.
  5. Gestión Multifuncional:
    • Soporte para diferentes tipos de movimientos (entradas, salidas, devoluciones).
  6. Automatización de Inventario Físico:
    • Códigos de barras generados automáticamente para agilizar auditorías.

Casos de Uso Prácticos

Ejemplo 1: Gestión de Insumos Médicos

  • Escenario: Un hospital registra jeringas desechables.
  • Acción:
    • Defina un stock mínimo de 500 unidades.
    • Registre una entrada con 1,000 unidades desde el proveedor SaludPlus.
    • Al llegar a 400 unidades, el sistema alerta de Stock bajo.
 

Ejemplo 2: Devolución de Equipos de Oficina

  • Escenario: Una empresa devuelve sillas defectuosas.
  • Acción:
    • Seleccione Devolución a proveedor.
    • Adjunte la factura y especifique el motivo (ejemplo: Daño en el embalaje).
 

Ejemplo 3: Salida por Orden de Trabajo

  • Escenario: Un técnico requiere herramientas para una OT.
  • Acción:
    • Registre una salida con tipo Orden de trabajo.
    • Especifique la OT relacionada y adjunte la autorización.
 

Consejos Adicionales

  1. Mantenga Actualizados los Stock Mínimos/Máximos:
    Ajuste los umbrales según la demanda estacional o histórica.
  2. Use Códigos de Barras en Inventario Físico:
    Imprima y escanee códigos para agilizar conteos.
  3. Audite Movimientos Periódicamente:
    Revise el historial para identificar patrones de uso o posibles errores.
  4. Integre con Proveedores:
    Compare precios y disponibilidad antes de realizar nuevas entradas.

Módulo calendario

El Módulo de Calendario es una herramienta visual que permite organizar, planificar y supervisar todas las órdenes de trabajo (OT) y mantenimientos preventivos (MP) programados en su empresa. Este módulo ofrece una vista clara de los servicios pendientes, en ejecución y con novedades, facilitando la gestión del mantenimiento y la toma de decisiones en tiempo real.

 

1. Funcionalidades Principales

Vista General del Calendario:

  • Servicios Programados: Muestra todas las OT y MP programadas en un calendario interactivo.
    • Cada servicio se representa mediante tarjetas o bloques de color:
      • Blanco: Servicio en estado Programado.
      • Amarillo: Servicio en estado En Ejecución.
      • Rojo: Servicio en estado Novedad (no realizado en el tiempo programado).
 

Columna de Novedades:

  • En el lado derecho del calendario, se despliega una columna especial para alertar sobre servicios con estado Novedad.
  • Cada entrada incluye:
    • Fecha y hora programada.
    • Estado (Novedad).
    • Número de OT o MP correspondiente.
    • Botón para acceder directamente al detalle del servicio.
 

Interacción con el Calendario:

  • Deslizamiento por Períodos: Puede cambiar fácilmente entre vistas de:
    • Mes: Para ver todos los servicios programados durante un mes.
    • Semana: Para obtener una visión más detallada de los próximos siete días.
    • Día: Para ver los detalles específicos de un día determinado.
  • Reprogramación de Fechas: Desde esta vista, puede reprogramar fechas sin necesidad de ingresar a la tarjeta detallada del servicio. Simplemente arrastre y suelte las tarjetas para ajustar las fechas.

2. Visualización de Estados de Servicios

El calendario muestra claramente el estado de cada servicio:

  1. Programado: El servicio está planeado pero aún no ha comenzado.
  2. En Ejecución: El servicio está siendo realizado actualmente.
  3. Novedad: El servicio no se realizó en la fecha programada y requiere atención inmediata.
 

Ejemplo Práctico:
Si una OT estaba programada para el 04/03/2025 y no se realizó, aparecerá en la columna de Novedades con un icono rojo y podrá ser reprogramada directamente desde el calendario.

3. Filtrado Avanzado

El módulo incluye opciones de filtrado para personalizar la vista según sus necesidades:

  • Filtro por Tipo de Servicio: Mostrar solo OT o MP.
  • Filtro por Estado: Filtre por Programado, En Ejecución o Novedad.

4. Beneficios del Módulo de Calendario

  1. Visibilidad Total de Actividades:
    • Mantenga un control preciso de todas las OT y MP programadas en un solo lugar.
  2. Alertas de Novedades:
    • La columna de Novedades asegura que no se ignoren servicios pendientes o retrasados.
  3. Gestión Eficiente del Tiempo:
    • Reasigne fechas de manera rápida y sencilla mediante el deslizamiento de tarjetas.
  4. Planificación Estratégica:
    • Visualice el flujo de actividades mensual, semanal o diario para optimizar recursos.
  5. Integración con Otros Módulos:
    • Los cambios realizados en el calendario se reflejan automáticamente en otros módulos como Órdenes de Trabajo, Mantenimientos Preventivos y Técnicos.

5. Casos de Uso Prácticos

Ejemplo 1: Supervisión Semanal

  • Escenario: Un supervisor necesita revisar las tareas programadas para la próxima semana.
  • Acción: Cambie la vista al modo Semana y revise rápidamente las OT y MP programadas. Si encuentra algún conflicto, reasigne fechas directamente desde el calendario.
 

Ejemplo 2: Gestión de Novedades

  • Escenario: Se detecta que varias OT no se realizaron en la fecha programada.
  • Acción: Revise la columna de Novedades y haga clic en las entradas para abrir el detalle del servicio. Desde ahí, reprogramelas o asigne técnicos adicionales.
 

Ejemplo 3: Planificación Mensual

  • Escenario: Una empresa necesita planificar el mantenimiento preventivo para todo el mes.
  • Acción: Utilice la vista Mes para distribuir las MP de manera equitativa entre las cuadrillas disponibles.
 

Consejos Adicionales

  1. Revise Diariamente las Novedades:
    Dedique unos minutos al inicio del día para revisar la columna de Novedades y tomar acciones correctivas.
  2. Use el Filtrado Efectivamente:
    Personalice la vista según sus prioridades (por tipo de servicio, estado o responsable).
  3. Optimice el Deslizamiento de Tarjetas:
    Aproveche esta función para reprogramar fechas sin tener que entrar a las tarjetas detalladas.
  4. Integre con Otros Módulos:
    Al hacer cambios en el calendario, asegúrese de que estos sean coherentes con los registros en Activos, Proveedores y Cuadrillas.

Módulo de Órdenes de Trabajo (OT)

El Módulo de Órdenes de Trabajo es una herramienta central para gestionar todas las tareas relacionadas con mantenimiento correctivo o preventivo en su empresa. Desde aquí puede crear, asignar, supervisar y cerrar órdenes de trabajo de manera eficiente, asegurando que los problemas sean resueltos a tiempo y que los activos estén siempre operativos.

 

1. Creación de una Orden de Trabajo

Pasos para Registrar una OT:

  1. Haga clic en el botón «+» ubicado en la parte superior derecha del módulo.

  2. Se desplegará un formulario emergente con instrucciones iniciales:

    • Observación: ✅ OT: Se enfoca en una acción inmediata o correctiva debido a un fallo.

  3. Complete los siguientes campos obligatorios:

     

    Tipo de Servicio:

    • Elija entre Correctivo o Preventivo .
     

    Aplicable a:

    • Seleccione si la OT se aplica a un Activo o a una Edificación .
     

    Ubicación y Sub-Ubicación:

    • Escoja la ubicación y sub-ubicación previamente registradas en el Módulo de Ubicaciones .
    • Si seleccionó un Activo , se mostrará una lista de activos disponibles en esa ubicación/sub-ubicación.

  4. Descripción del Problema:

    • Detalle claramente el problema que se desea solucionar mediante esta OT.

  5. Prioridad:

    • Asigne una prioridad según la gravedad del reporte:
      • Alta.
      • Media.
      • Baja.

  6. Fecha y Hora de Ejecución:

    • Ingrese:
      • Fecha y hora de inicio.
      • Fecha y hora de finalización.

  7. Asignación de Recursos:

    • Seleccione una Cuadrilla o un Técnico previamente registrado en sus respectivos módulos.

  8. Observaciones Adicionales:

    • Agregue recomendaciones o notas importantes para el técnico o cuadrilla asignada.

  9. Documentos Adjuntos (Opcionales):

    • Imagen de referencia: Suba una foto del problema.
    • Reporte PDF: Adjunte cualquier solicitud o documento relevante.
 

Nota: El botón «Enviar» solo se habilitará cuando todos los campos requeridos estén completados.

2. Visualización de Órdenes de Trabajo

Una vez creada la OT, se visualizará en forma de tarjetas en el módulo. Las tarjetas muestran información básica como:

  • Estado de la OT:
    • Novedad (prioridad alta).
    • Programada.
    • En Ejecución.
    • Finalizada.
  • Referencia Básica:
    • Fecha y hora.
    • Activo o Edificación.
    • Número de OT.
    • Ubicación y sub-ubicación.
 

Interacción con Tarjetas:

  • Visualización Limitada: Por defecto, muestra hasta 3 tarjetas por estado.
  • Ver Todo: Al hacer clic en «Ver Todo» , se despliegan todas las OTs correspondientes al estado seleccionado.
  • Acceso a Detalles: Al hacer clic en una tarjeta, accede al detalle completo de la OT, donde podrá:
    • Editar información mediante el botón Editar (icono de lápiz).
    • Actualizar el estado de la OT.
    • Ver historial de cambios y comentarios.

3. Integración con Otros Módulos

Las OTs creadas en este módulo se reflejan automáticamente en:

  • Módulo de Calendario: Permite planificar y supervisar fechas de ejecución.
  • Módulo de Activos: Vincula la OT al activo asociado.
  • Módulo de Ubicaciones: Relaciona la OT con la ubicación/sub-ubicación específica.
  • Módulo de Técnicos/Cuadrillas: Asigna responsables de la ejecución.

4. Beneficios del Módulo de Órdenes de Trabajo

  1. Centralización de Información:
    • Todas las OTs están organizadas en un solo lugar, facilitando el seguimiento.
  2. Gestión Proactiva:
    • Alertas automáticas para OTs en estado Novedad garantizan que no se pasen por alto.
  3. Asignación Clara de Responsabilidades:
    • Cada OT está vinculada a técnicos o cuadrillas específicas.
  4. Seguimiento en Tiempo Real:
    • Monitoree el progreso de cada OT desde su creación hasta su cierre.
  5. Integración Completa:
    • La OT se vincula automáticamente con activos, ubicaciones y recursos humanos.
  6. Optimización de Recursos:
    • Planifique y asigne recursos de manera eficiente basándose en prioridades y disponibilidad.

Casos de Uso Prácticos

Ejemplo 1: Mantenimiento Correctivo

  • Escenario: Un técnico reporta un fallo en un aire acondicionado.
  • Acción:
    • Cree una OT Correctiva aplicable al Activo .
    • Asigne la OT a la cuadrilla responsable de electricidad.
    • Marque la prioridad como Alta si afecta operaciones críticas.
 

Ejemplo 2: Mantenimiento Preventivo

  • Escenario: Programa un mantenimiento anual a una edificación.
  • Acción:
    • Cree una OT Preventiva aplicable a la Edificación.
    • Asigne la OT a la cuadrilla de mantenimiento general.
    • Establezca la fecha de ejecución según calendario programado.
 

Ejemplo 3: Gestión de Novedades

  • Escenario: Una OT quedó pendiente de ejecución.
  • Acción:
    • Reasigne la OT desde el módulo de Novedades.
    • Ajuste la prioridad y reprogramela según disponibilidad de recursos.
 

Consejos Adicionales

  1. Mantenga Actualizados los Estados:
    Cambie el estado de la OT según su progreso (Programada, En Ejecución, Finalizada).
  2. Use Prioridades Efectivamente:
    Asigne prioridades según la urgencia del problema.
  3. Adjunte Documentos Relevantes:
    Suba fotos y reportes para facilitar la comprensión del problema.
  4. Revise Regularmente las Novedades:
    Dedique tiempo diario para revisar y resolver OTs pendientes.

Módulo de Mantenimientos Preventivos (MP)

El Módulo de Mantenimientos Preventivos (MP) es una herramienta diseñada para planificar y gestionar actividades de mantenimiento proactivo que eviten fallos o averías en activos o edificaciones. Este módulo permite programar tareas preventivas, predictivas o correctivas planificadas con frecuencias específicas, asegurando un funcionamiento óptimo de los recursos.

 

1. Creación de un Mantenimiento Preventivo

Pasos para Registrar un MP:

  1. Haga clic en el botón «+» ubicado en la parte superior derecha del módulo.

  2. Se desplegará un formulario emergente con instrucciones iniciales:

    • Observación: ✅ MP: Se enfoca en acciones proactivas para prevenir fallos o daños.

  3. Complete los siguientes campos obligatorios:

     

    Tipo de Servicio:

    • Elija entre las siguientes opciones:
      • Preventivo: Actividades regulares para evitar fallos.
      • Predictivo: Monitoreo basado en condiciones para predecir posibles problemas.
      • Correctivo Planificado: Acciones correctivas programadas con anticipación.
     

    Aplicable a:

    • Seleccione si el MP se aplica a un Activo o a una Edificación .
     

    Frecuencia del Mantenimiento:

    • Escoja la periodicidad según sea necesario:
      • Diaria.
      • Semanal.
      • Mensual.
      • Trimestral.
      • Anual.

  4. Ubicación y Sub-Ubicación:

    • Escoja la ubicación y sub-ubicación previamente registradas en el Módulo de Ubicaciones .
    • Si seleccionó un Activo , se mostrará una lista de activos disponibles en esa ubicación/sub-ubicación.

  5. Descripción del Problema:

    • Detalle claramente las actividades a realizar en este MP.

  6. Prioridad:

    • Asigne una prioridad según la importancia del mantenimiento:
      • Alta.
      • Media.
      • Baja.

  7. Fecha y Hora de Ejecución:

    • Ingrese:
      • Fecha y hora de inicio.
      • Fecha y hora de finalización.

  8. Asignación de Recursos:

    • Seleccione una Cuadrilla o un Técnico previamente registrado en sus respectivos módulos.

  9. Observaciones Adicionales:

    • Agregue recomendaciones o notas importantes para el técnico o cuadrilla asignada.

  10. Documentos Adjuntos (Opcionales):

    • Imagen de referencia: Suba una foto del equipo o área a mantener.
    • Reporte PDF: Adjunte cualquier solicitud o documento relevante.
 

Nota: El botón «Enviar» solo se habilitará cuando todos los campos requeridos estén completados.

2. Visualización de Mantenimientos Preventivos

Una vez creado el MP, se visualizará en forma de tarjetas en el módulo. Las tarjetas muestran información básica como:

  • Estado del MP:
    • Novedad (prioridad alta).
    • Programado.
    • En Ejecución.
    • Finalizado.
  • Referencia Básica:
    • Fecha y hora.
    • Activo o Edificación.
    • Número de MP.
    • Ubicación y sub-ubicación.
 

Interacción con Tarjetas:

  • Visualización Limitada: Por defecto, muestra hasta 3 tarjetas por estado.
  • Ver Todo: Al hacer clic en «Ver Todo» , se despliegan todas las MPs correspondientes al estado seleccionado.
  • Acceso a Detalles: Al hacer clic en una tarjeta, accede al detalle completo del MP, donde podrá:
    • Editar información mediante el botón Editar (icono de lápiz).
    • Actualizar el estado del MP.
    • Ver historial de cambios y comentarios.

3. Integración con Otros Módulos

Los MPs creados en este módulo se reflejan automáticamente en:

  • Módulo de Calendario: Permite planificar y supervisar fechas de ejecución según la frecuencia seleccionada.
  • Módulo de Activos: Vincula el MP al activo asociado.
  • Módulo de Ubicaciones: Relaciona el MP con la ubicación/sub-ubicación específica.
  • Módulo de Técnicos/Cuadrillas: Asigna responsables de la ejecución.
 

4. Beneficios del Módulo de Mantenimientos Preventivos

  1. Planificación Proactiva:
    • Evite fallos críticos mediante actividades programadas regularmente.
  2. Gestión por Frecuencia:
    • Personalice la periodicidad según las necesidades de cada activo o edificación.
  3. Optimización de Recursos:
    • Asigne técnicos y cuadrillas según la disponibilidad y prioridad.
  4. Seguimiento Automático:
    • Supervise el cumplimiento de MPs en tiempo real.
  5. Integración Total:
    • Los MPs se vinculan automáticamente con otros módulos, garantizando una gestión integral.
  6. Reducción de Costos:
    • Minimice tiempos de inactividad y gastos asociados a reparaciones no planificadas.

Casos de Uso Prácticos

Ejemplo 1: Mantenimiento Preventivo Mensual

  • Escenario: Un aire acondicionado requiere limpieza y revisión mensual.
  • Acción:
    • Cree un MP Preventivo aplicable al Activo .
    • Asigne la frecuencia como Mensual .
    • Asocie la tarea a la cuadrilla de mantenimiento HVAC.
 

Ejemplo 2: Mantenimiento Predictivo Trimestral

  • Escenario: Una máquina industrial necesita monitoreo trimestral para detectar vibraciones anormales.
  • Acción:
    • Cree un MP Predictivo aplicable al Activo .
    • Asigne la frecuencia como Trimestral .
    • Adjunte reportes técnicos o imágenes relacionadas.
 

Ejemplo 3: Mantenimiento Correctivo Planificado Anual

  • Escenario: Una edificación requiere pintura anualmente.
  • Acción:
    • Cree un MP Correctivo Planificado aplicable a la Edificación .
    • Asigne la frecuencia como Anual .
    • Programe la fecha de ejecución con un año de antelación.
 

Consejos Adicionales

  1. Ajuste Frecuencias Según Necesidades:
    Revise periódicamente las frecuencias de mantenimiento para adaptarlas al uso real de los activos.
  2. Use Prioridades Efectivamente:
    Asigne prioridades según la criticidad del activo o edificación.
  3. Adjunte Documentos Relevantes:
    Suba fotos, reportes técnicos o especificaciones para facilitar la ejecución del MP.
  4. Revise Regularmente las Novedades:
    Dedique tiempo diario para revisar y resolver MPs pendientes.